Przeszukanie w firmie to jedna z tych czynności, które pojawiają się nagle i bardzo szybko wprowadzają realne ryzyko – nie tylko procesowe, ale też operacyjne i wizerunkowe. W praktyce wtedy pojawia się jedno pytanie – przeszukanie w firmie – co robić?
To nie jest moment na improwizację. To etap, w którym sposób reakcji decyduje o tym, czy sytuacja zostanie opanowana, czy zacznie się wymykać spod kontroli.
Przeszukanie w firmie – co to oznacza w praktyce
Przeszukanie to czynność procesowa prowadzona przez organy ścigania w celu zabezpieczenia dowodów, tj.: dokumentów, danych, nośników, rzeczy mających znaczenie dla postępowania.
Może być prowadzone zarówno w siedzibie spółki, jak i w innych miejscach związanych z działalnością – biurach, magazynach, a czasem także w miejscach wykonywania pracy przez pracowników.
Z perspektywy firmy oznacza to jedno – organy mają już określoną hipotezę i szukają materiału, który ją potwierdzi albo rozwinie.
Przeszukanie w firmie – co robić na początku
Największym błędem na tym etapie jest chaos organizacyjny.
W praktyce wygląda to tak, że nikt nie wie, kto podejmuje decyzje, pracownicy reagują indywidualnie, pojawia się nerwowość i próby „ratowania” sytuacji.
Tymczasem pierwsze działania powinny być uporządkowane:
- ustalenie, jaki organ prowadzi czynność i na jakiej podstawie,
- zapewnienie obecności osoby reprezentującej spółkę,
- natychmiastowy kontakt z pełnomocnikiem,
- zachowanie spokoju w organizacji.
To etap, który ma kluczowe znaczenie dla dalszego przebiegu czynności.
Zabezpieczenie materiału dowodowego – granice działania organów
Przeszukanie w firmie nie oznacza nieograniczonego dostępu do wszystkiego.
Organy działają w określonych granicach – zarówno co do zakresu przeszukania, jak i sposobu zabezpieczania materiałów.
W praktyce oznacza to konieczność:
- weryfikowania zakresu czynności,
- kontrolowania, jakie dokumenty i dane są zabezpieczane,
- reagowania w sytuacjach przekroczenia uprawnień przez funkcjonariuszy.
Przeszukanie w firmie a pracownicy
W trakcie przeszukania bardzo często dochodzi do kontaktu organów z pracownikami. To moment, który generuje dodatkowe ryzyko zarówno dla firmy, jak i dla samych pracowników.
Kluczowe jest, aby:
- pracownicy wiedzieli, jak się zachować,
- nie podejmowali samodzielnych decyzji procesowych,
- nie składali wyjaśnień bez przygotowania.
Brak przygotowania w tym zakresie to jeden z najczęstszych problemów w praktyce.
Przeszukanie w firmie – najczęstsze błędy
Z naszego doświadczenia wynika, że najczęstsze błędy w toku przeszukania to:
- brak osoby odpowiedzialnej za kontakt z organami,
- chaos organizacyjny w trakcie czynności,
- brak reakcji na sposób zabezpieczania materiałów,
- brak kontaktu z pełnomocnikiem na początku czynności.
Przeszukanie a odpowiedzialność zarządu
Z perspektywy zarządu przeszukanie w firmie to moment o szczególnym znaczeniu. To nie tylko czynność procesowa, ale również sytuacja, która może mieć wpływ na:
- odpowiedzialność karną lub karno-skarbową,
- sytuację regulacyjną spółki,
- relacje z kontrahentami i instytucjami finansującymi,
- reputację organizacji.
Sposób zarządzania sytuacją w tym momencie ma realne znaczenie dla dalszych konsekwencji.
Co możemy dla Ciebie zrobić
Przeszukanie w firmie to moment, w którym znaczenie mają pierwsze decyzje i sposób prowadzenia czynności. W praktyce bardzo często właśnie na tym etapie pojawia się zagadnienie – przeszukanie w firmie – co robić i jak się zachować?
Wsparcie prawne przy przeszukaniu nie polega wyłącznie na obecności przy czynnościach. Kluczowe jest bieżące zarządzanie sytuacją, tak, aby ograniczyć ryzyko prawne, zabezpieczyć interesy spółki i przygotować grunt pod dalsze działania.
W kancelarii Szyfman & Szymańska zapewniamy kompleksowe wsparcie przy przeszukaniu – od momentu rozpoczęcia czynności, przez ich przebieg, aż po dalsze działania procesowe.
W praktyce oznacza to, że:
- uczestniczymy w przeszukaniu w firmie i czuwamy nad jego prawidłowym przebiegiem, dbając o to, aby czynności były prowadzone zgodnie z przepisami oraz w granicach wynikających z podstawy prawnej,
- weryfikujemy podstawę przeszukania oraz jego zakres, w tym to, jakie dokumenty, dane i nośniki są zabezpieczane i czy pozostaje to w związku ze sprawą,
- kontrolujemy sposób zabezpieczania materiału dowodowego, tak aby ograniczyć ryzyko utraty kontroli nad kluczowymi informacjami oraz zabezpieczenia danych wykraczających poza zakres czynności,
- wspieramy zarząd i osoby odpowiedzialne w firmie w bieżącym podejmowaniu decyzji, w szczególności w zakresie dalszych kroków procesowych oraz oceny ryzyka odpowiedzialności karnej i karno-skarbowej,
- porządkujemy komunikację wewnętrzną – wskazujemy, jak powinni zachowywać się pracownicy i jakie działania są dopuszczalne w trakcie przeszukania przez policję lub inne organy,
- analizujemy sytuację procesową już na etapie przeszukania i przygotowujemy dalszą strategię działania, w tym działania na wypadek wszczęcia postępowania karnego lub kontroli regulatora.
Naszym celem jest nie tylko bieżące wsparcie przy przeszukaniu, ale przede wszystkim ograniczenie ryzyka prawnego w firmie i zabezpieczenie pozycji procesowej klienta. Przeszukanie w firmie bardzo często stanowi początek dalszych działań organów ścigania.
To, jak zostanie przeprowadzone i jak zareaguje organizacja, ma bezpośredni wpływ na dalszy przebieg sprawy. Dlatego działamy na etapie, na którym ma to największe znaczenie – od pierwszych minut przeszukania.
